Comment AE Van de Vliet BV traite-t-elle vos données ?

Comment AE Van de Vliet BV traite-t-elle vos données ?

AE Van de Vliet BV accorde toute l'attention nécessaire à la sécurité du stockage et du traitement des données à caractère personnel de ses clients et de leurs collaborateurs. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans le contrat de sous-traitance ci-dessous.

Contrat de sous-traitance

Dans le cadre du ou des contrats relatifs aux services mentionnés dans les annexes, la société AE Van de Vliet BV, dont le siège social est situé à Industriedijk 14, 2300 Turnhout (ci-après dénommée « le Sous-traitant »), traite des données à caractère personnel pour le compte du client (ci-après dénommé « le Responsable du traitement »).

AE Van de Vliet BV s'engage à respecter ses obligations en vertu du Règlement général sur la protection des données et, en tant que sous-traitant, respectera les dispositions suivantes.

Article 1. Objet du contrat

Dans le cadre du contrat de prestation de services, le sous-traitant traite les données à caractère personnel qui lui sont fournies par le responsable du traitement.

Le sous-traitant traite ces données à caractère personnel exclusivement sur la base des instructions écrites du responsable du traitement. La nature et la finalité des traitements sont définies pour chaque entité juridique dans les différentes annexes du contrat.

Article 2. Droits et obligations du sous-traitant

1. Le sous-traitant traite uniquement les données à caractère personnel strictement nécessaires à l'exécution du contrat de prestation de services et à la réalisation de la finalité du traitement.

2. Le sous-traitant ne réalise aucune copie des données à caractère personnel, sauf si cela s'avère nécessaire pour effectuer une sauvegarde ou pour l'exécution du contrat de prestation de services conclu entre les parties.

3. Le sous-traitant conserve les données à caractère personnel pendant toute la durée du contrat de prestation de services. À l'expiration de ce contrat, les données sont conservées pendant une durée correspondant au délai de conservation légal applicable ou au délai de prescription applicable aux éventuelles actions en justice.

   À l'expiration de ce délai, le sous-traitant, selon le choix du responsable du traitement, restituera ou effacera les données à caractère personnel, sauf si leur conservation est obligatoire en vertu du droit de l'Union ou du droit d'un État membre.

4. Le sous-traitant traite les données à caractère personnel au sein de l'Espace économique européen. Les données ne peuvent être transférées vers un pays tiers ou une organisation internationale que s'il existe une décision d'adéquation, des garanties appropriées, des règles d'entreprise contraignantes ou une dérogation autorisée pour une situation spécifique.

5. Le sous-traitant s'engage expressément à obliger ses collaborateurs à respecter le RGPD.

6. Le sous-traitant déclare que toutes les personnes habilitées à traiter des données à caractère personnel se sont engagées à respecter la confidentialité ou sont soumises à une obligation légale de confidentialité appropriée.

7. Le sous-traitant ne communique pas les données à caractère personnel à des tiers, sauf à d'autres sous-traitants dans les conditions prévues à l'article 2.10 ou lorsque la loi l'y oblige.

8. Le responsable du traitement a connaissance du fait que le sous-traitant fait appel à différents sous-traitants pour remplir ses obligations contractuelles et fournir les services commandés.

   Cela peut concerner, par exemple, l'hébergement d'une plateforme numérique, l'impression des fiches de paie et d'autres documents, la distribution du courrier et la création de fichiers de paiement. Le recours à ces sous-traitants est nécessaire pour assurer une prestation de services efficace et performante. Le responsable du traitement donne son consentement à cet effet.

9. Le responsable du traitement autorise de manière générale le sous-traitant à désigner d'autres sous-traitants ou à remplacer les sous-traitants existants.

   Le sous-traitant informe au préalable le responsable du traitement de la désignation d'autres sous-traitants. Le responsable du traitement a le droit de s'y opposer pour des motifs valables.

10. Le sous-traitant impose aux sous-traitants auxquels il fait appel les mêmes obligations en matière de protection des données que celles qui lui sont imposées dans le présent accord.

    Cela comprend notamment l'obligation de fournir des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, afin que le traitement soit conforme au RGPD.

11. Le sous-traitant reste entièrement responsable lorsqu'un sous-traitant secondaire ne respecte pas ses obligations en matière de sécurité des données à caractère personnel.

12. Le sous-traitant prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

    Cela permet de garantir que le traitement est conforme aux exigences du RGPD et que les droits des personnes concernées sont protégés. Les données à caractère personnel sont protégées contre la destruction, la perte, l'altération, la diffusion ou l'accès non autorisés, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite.

13. Compte tenu de la nature du traitement, le sous-traitant apporte, dans la mesure du possible, son aide au responsable du traitement pour répondre aux demandes des personnes concernées souhaitant exercer leurs droits.

14. Compte tenu de la nature du traitement et des informations dont il dispose, le sous-traitant assiste le responsable du traitement dans le respect des obligations relatives à la sécurité du traitement et à la notification des violations de données à l'autorité de contrôle.

15. Le sous-traitant met à disposition toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations découlant du RGPD.

    Le sous-traitant facilitera la réalisation des audits et inspections menés par le responsable du traitement ou par un contrôleur mandaté par ce dernier, et y apportera son concours.

16. La déléguée à la protection des données du sous-traitant est Mme Marleen Vangeel, dont les bureaux sont situés à Industriedijk 14, 2300 Turnhout. Vous pouvez la contacter à l'adresse marleen@aevandevliet.be.

Article 3. Droits et obligations du responsable du traitement

1. Le responsable du traitement prend toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

2. Le responsable du traitement signale au sous-traitant toute demande officielle et toute inspection de l'autorité chargée de la protection des données.

3. Le sous-traitant ne répond pas aux demandes directes des personnes concernées. Il les renvoie au responsable du traitement. Ce dernier est chargé de garantir le respect de tous les droits des personnes concernées.

Article 4. Responsabilité

Sauf en cas de fraude, de faute grave ou de faute intentionnelle, le Sous-traitant ne saurait être tenu responsable des dommages résultant du non-respect du présent contrat ou du RGPD.

La responsabilité est en tout état de cause limitée aux montants facturés au responsable du traitement au cours des douze (12) mois précédant la survenance du préjudice.

Article 5. Durée et résiliation du contrat et des traitements

Le présent contrat est conclu pour une durée indéterminée et prend fin à l'expiration du délai prévu à l'article 2.3.

Article 6. Dispositions générales

1. Toutes les notifications relatives au présent contrat doivent être envoyées aux adresses indiquées dans celui-ci. Les parties s'engagent à se communiquer mutuellement tout changement d'adresse.

2. La nullité d'une disposition du présent contrat n'affecte pas la validité des autres dispositions.

3. Le présent contrat est régi par le droit belge.

4. Les parties s'engagent, en cas de litige, à rechercher en premier lieu un règlement à l'amiable, de manière informelle et avec la plus grande discrétion possible.

5. À défaut d'accord à l'amiable, tout litige relatif au présent contrat sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement judiciaire d'Anvers, section de Turnhout.

Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel.